슬랙,라인,카카오트 ★…잠들지 않는 협업 환경때문에 피곤합니다 │인터비즈

 A사는 기존 업무용 메신저로 쓰던 카카오톡과 함께 슬랙을 사용하기로 했다. 카카오톡은 회의용, 슬랙은 공지용이었다. 업무 효율이 높아질 줄 알았는데 예상외로 내부적으로 불만이 쇄도하고 있다. 왜 그럴까?”각종 메신저 애플리케이션과 SNS가 발달하면서 곧바로 연락할 수 있는 세상이 됐다. 이는 기업들도 마찬가지다. 업무용 메신저 시장이 활성화되면서 카카오톡, 라인 같은 개인용 메신저를 비롯해 슬랙, 잔디 등 업무 전용 메신저까지 협업 툴의 범위가 확대됐다. 협업 툴을 통해 효율적인 커뮤니케이션이 가능해져 많은 기업이 협업 툴을 도입하였다. 복수의 툴을 동시에 사용하고 있는 기업도 많다. 이 때문에 협업 도구 때문에 “피곤하다” “번아웃이 왔다”는 등 고통을 호소하는 사람이 늘고 있다. 무분별한 협업도구 사용이 가져올 부작용과 그 해결방안을 정리했다.기업, 협업 툴 「잘」을 사용하고 있는가?

슬랙(왼쪽), 잔디(오른쪽) | 출처 슬랙 홈페이지(왼쪽), IT동아(오른쪽) 국내 업체들은 어떤 협업 툴을 사용하고 있을까? 기업협업툴잔디(JANDI)가 ‘2019 떠오르는 협업툴대전’ 세미나에 참석한 350여 기업을 대상으로 조사한 결과 카카오톡이 22.5%로 1위, 잔디가 18.5%, 이메일 16.3%, 구글의 G-Suite가 10.7%, 그리고 슬랙, 트렐로, 노션 등이 뒤를 이었다. 각 협업 툴은 각각의 강점을 바탕으로 많은 기업이 애용하고 있다. 협업 툴의 도입은 신속하고 즉각적인 커뮤니케이션을 가져왔다.

그러나 미국 밥슨 칼리지(Babson College)의 글로벌 리더십 교수 롭 크로스(Robcross)의 조사에 따르면 비즈니스 리더들이 오히려 협업 툴에 압도당하고 리더들은 평균적으로 9개 정도의 협업 플랫폼을 사용하는 것으로 나타났다. 롭 크로스 교수는 성공한 비즈니스 리더들과 인터뷰를 하면서 채팅, e메일, 미팅 등을 위한 수많은 앱을 동시에 다루다 보니 어느 것 하나에도 제대로 집중하지 못하는 리더들이 많았다고 밝혔다.

출처 동아일보(왼쪽), 동아일보 DB(오른쪽) 글로벌 컨설팅 기업 매킨지와 한국생산성본부의 조사 결과를 보면 더욱 가슴에 와 닿는다. 맥킨지와 한국생산성본부 보고서에 따르면 사무직 근로자가 근무시간 중 문자나 메신저 답장에 투자하는 시간은 무려 2.2시간, 하루 8시간 근로시간 기준으로 무려 27.5%에 해당한다. 메신저의 특성상 업무가 연속적으로 이뤄지지 않는 점을 감안하면 근무시간 중 업무 중지로 인한 시간 낭비가 만성화하고 있는 셈이다. 협업 메신저를 통해 실시간 응답이 가능해 신속한 응답을 원하게 되고 업무를 돕기 위한 도구가 업무를 방해하는 요소로 전락할 수도 있다.

협업 도구가 업무 집중도를 낮춰 업무를 방해하기도 하지만 이보다 더 심각한 문제가 있다. 피로감 형성이다. 협업 툴로 신속한 답변을 바라기 때문에 빨리 답변을 해야 한다는 압박감에 시달리기도 한다. 이로 인해 생기는 피로는 누적되며 시간이 지날수록 스트레스를 일으킨다. 이러한 현상은 여러 개의 도구를 동시에 사용하는 조직에서 더욱 심화되고 있다. 비효율적으로 남발하는 도구들, 그리고 커뮤니케이션이라는 명목으로 시시각각 날아오는 메시지는 업무의 흐름을 끊고 결과적으로 조직의 성과를 떨어뜨릴 수 있다.쌓이는 피로 점진적으로 과부하가 되는

출처 동아일보도 이렇게 되면 점진적으로 과부하가 발생한다. 과부하에는 크게 두 가지 타입의 과부하가 있다. 우선 상사나 동료의 부탁으로 뜻밖의 업무를 떠맡다 보니 갑자기 발생하는 과부하가 있다. 갑작스런 과부하는 의무감이나 놓치기 싫은 마음에 과중한 업무를 갑자기 떠맡았을 때 많이 발생한다. 반면 점진적으로 일어나는 과부하도 있다. 점진적 과부하는 협업의 양이 시간이 지남에 따라 점차 늘어나고 무분별한 협업을 통해 업무 과다로 변하거나 개인의 능력에 따라 책임의 범위가 넓어지면서 발생한다.협업 도구 때문에 피로가 쌓이고 결국은 과부하가 올 수도 있다.우리가 흔히 협업을 하다 보면 우리가 할 수 있는 일보다 더 많은 일을 떠맡게 된다. 문제는 일에 대한 성취나 남을 위한 도움, 협업에 대한 과도한 책임감으로 늘어난 업무량을 당연히 감수한다는 것이다. 밤늦게까지 야근을 하면서도 이 문제를 인식하지 못하기도 한다. 이런 상황이 계속되면 자신도 모르게 피로가 쌓이고 쌓인 피로는 결국 과부하를 일으킨다. 과부하는 시간이 지나 누적돼 폭발하기 때문에 폭발할 때까지는 포착할 수 없다. 다만 극복 가능한 일상적인 피로감이라고 볼 수 있다.

출처주간 동아협업 툴은 이러한 과부하를 가속화하는 촉매제 역할을 한다. 빠르게 전달되는 메시지와 신속한 응답이 가능한 협업 툴의 순기능은 과도한 업무에 시달리는 근로자에게 때로 역효과를 가져온다. 빨리 대답을 해야 한다는 생각이 일하다가 떠올라 업무의 흐름을 끊는다. 이런 현상은 여러 협업 툴을 동시에 사용할 때 심화되기도 한다. 한 가지 협업 도구로도 충분히 가능한 소통을 굳이 여러 도구로 나눠 쓰게 되면 업무 집중도를 낮춰 몰입을 줄일 수 있다. 때로는 협업 도구가 업무 이외의 시간에도 희롱을 한다. 알림을 끄지 않는 한 협업 툴에서 날아오는 수많은 메시지는 잠들지 못한다.

그뿐이 아니다. 지나치게 협업 툴에 의존해 업무 방향성을 잃을 수도 있다. 조직이 설정한 목표가 명확하지 않을 경우 협업 툴을 활용한 협업 과정에서 가장 중요한 미션보다 중요하지 않은 목표가 우선적으로 진행될 수 있다. 이를 방지하기 위해서는 조직의 목표와 업무의 우선순위를 확실히 하고 팀원들과 공유하고 이해시켜야 한다.협업 툴의 순기능을 살리는 해결책은?잠 안 오는 협업 환경 좀 쉬게 해주세요

출처주간 동아협업 툴은 조직의 소통을 위해 중요하다. 모임 공동작업 파일공유 등 모든 협업적 요소를 하나로 모으는 것은 결국 대화다. 또한 이전 대화를 확인하기 위해 메시지를 다시 읽을 수 있고 팀 간에 즉시 미팅을 열어 특정 프로젝트에서 사용된 파일을 한 곳에 모아 놓기에 적합한 최적의 도구다. 협업 툴의 기능이 좋아지면서 수십 통의 e메일과 통화, 미팅을 거쳐야만 해결할 수 있던 일들을 훨씬 빨리 해결할 수 있게 됐다.

이런 순기능을 살려 부작용을 줄이려면 어떻게 해야 할까. 협업 툴의 순기능만 믿고 무분별하게 남용하는 상황을 타개하려면 어떻게 해야 할까. 불필요한 소통을 먼저 줄여야 한다. 동료들끼리 아이디어를 자유롭게 공유하는 것도 중요하지만 서로의 업무를 위한 시간을 존중하고 지켜야만 팀의 몰입과 성과를 촉진할 수 있다. 시간만 낭비하는 불필요한 소통을 줄이려면 팀의 미션을 명확히 하고 업무 우선순위를 전 직원이 이해해야 한다. 업무 프로세스와 방식에 있어서도 구체적인 가이드라인이 있어야 한다. 중요한 업무 또는 업무 시간 외에는 협업 도구를 지워도 좋다는 가이드라인을 세우는 것도 한 방법이 될 수 있다.

2017년 직장인 717명 대상 에 조사한 ‘퇴근 후 카카오톡 금지법’에 관한 설문. 설문에 참여한 직장인 85.5%가 퇴근 후 메신저로 업무지시를 받은 경험이 있다고 밝혔다. 효과적인 협업과 과부하 방지를 위해 자신의 업무 스타일을 고려해 시간관리를 실시할 필요가 있다. 스트레스를 받지 않는 선에서 협업을 잘할 수 있는 사람들은 자신의 업무 역할을 명확하게 한다. 그러면 과도한 협업 요청을 방지할 수 있다. 기업 차원에서도 노력을 기울일 수 있다. 한 기업은 아예 메신저 사용을 토론 용도로 제한하거나 특정 시간대를 집중 근무시간으로 설정해 해당 시간에는 메신저 사용을 차단하는 등 메신저 공해를 방지하기 위해 노력하고 있다.많은 회사들이 업무 외 시간에 방해받지 않을 권리를 어떻게 보장할지 고민하고 있다. 업무시간이 아닐 때 메신저로 업무를 지시하는 것을 금지하는 경향이 그런 고민의 결과다. 그러나 그보다 더 중요한 것은 근로시간 중 방해받지 않는 것이다. 업무시간을 방해받아야만 생산성을 높일 수 있고 만족스러운 성과를 거둘 수 있다. 원활하고 신속한 소통을 위한 협업 툴은 분명 좋은 툴이다. 그러나 실시간 소통을 강조하거나 실제 업무 흐름과 동떨어진 구조라면 업무 집중도는 연속해서 지속될 수 없다. 역효과를 방지하기 위해서는 가이드라인을 명확히 하고 여러 도구를 동시에 사용하기보다는 조직의 목적이나 업무환경에 적합한 도구를 하나 정해 효율적으로 활용해야 한다.

참고 하버드비즈니스리뷰(HBR) 2018 7-8월호 번아웃 없이 협업하는 인터비즈 고 순영 김동섭 inter-biz@naver.com